قد تقضي وقتًا طويلًا في Microsoft Teams بين متابعة الرسائل، والبحث عن الملفات، والرد على الإشعارات، والتنقل بين المحادثات المختلفة. ومع زيادة عدد المشاريع وأعضاء الفريق، قد يصبح الوصول إلى المعلومات المهمة أصعب من تنفيذ العمل نفسه.
لكن استخدام Microsoft Teams لا يقتصر على إرسال الرسائل وعقد الاجتماعات؛ إذ تتضمن المنصة ميزات تساعدك على تنظيم التواصل، والوصول إلى الأدوات بسرعة، وتقليل المقاطعات اليومية. وتكمن الفائدة في معرفة كيفية استخدام هذه الميزات بما يتناسب مع طبيعة عملك، بدلًا من الاعتماد على الإعدادات الافتراضية في جميع الحالات.
في هذا الدليل، سنتعرف على خمس ميزات في Microsoft Teams تساعدك على تنظيم المحادثات والمعلومات، والتحكم في الإشعارات، وتحسين طريقة إنجاز المهام اليومية.
 |
| خمس ميزات في Microsoft Teams تساعدك على تنظيم العمل وزيادة الإنتاجية. |
الميزة الأولى: شريط الأوامر في Teams للوصول السريع إلى الأدوات والمعلومات
عندما تحتاج إلى الوصول إلى محادثة أو العثور على شخص أو تنفيذ إجراء داخل Teams، قد تضطر إلى التنقل بين عدة أقسام للوصول إلى ما تريد. يساعدك شريط الأوامر في تقليل هذه الخطوات من خلال توفير نقطة وصول مباشرة إلى البحث وبعض الأوامر والوظائف المتاحة في التطبيق.
تظهر أهمية هذه الميزة عندما تتكرر لديك المهام نفسها خلال اليوم، أو عندما تعمل ضمن فريق يضم عددًا كبيرًا من الأشخاص والمحادثات.
كيف تستخدم شريط الأوامر؟
- افتح Microsoft Teams وانتقل إلى شريط البحث أو الأوامر الموجود أعلى واجهة التطبيق، وفق الإصدار الذي تستخدمه.
- اكتب اسم الشخص أو الكلمات المرتبطة بالمحادثة أو المحتوى الذي تبحث عنه.
- راجع النتائج واختر العنصر المناسب للوصول إليه مباشرة.
- إذا كنت تريد تنفيذ أمر معين، فتحقق من الأوامر التي يقترحها التطبيق ومدى توافقها مع الإجراء المطلوب.
 |
| لقطة توضح موقع شريط البحث والأوامر في Microsoft Teams وكيفية الوصول من خلاله إلى الأشخاص والمحتوى. |
من المهم التمييز بين البحث عن المحتوى وتنفيذ الأوامر؛ فكتابة كلمة في شريط البحث لا تعني بالضرورة تنفيذ إجراء، وإنما تعتمد النتيجة على طبيعة ما أدخلته والخيارات التي يعرضها التطبيق.
كيف تساعدك هذه الميزة على توفير الوقت؟
تكون الاستفادة أكبر عندما تستخدم الشريط للوصول المباشر إلى العناصر التي تحتاج إليها باستمرار، بدل التنقل المتكرر بين القوائم. كما يمكن أن يساعدك البحث عن اسم شخص أو موضوع محدد في الوصول إلى المحادثة المناسبة بسرعة.
ولتحقيق أفضل استفادة، استخدم كلمات واضحة ومحددة، وتجنب الاعتماد على عبارة عامة إذا كانت لديك أسماء أو مصطلحات أكثر دقة. بهذه الطريقة، يصبح شريط الأوامر وسيلة لتقليل خطوات الوصول إلى المعلومات، وليس مجرد مساحة للبحث.
الميزة الثانية: إعدادات إشعارات Teams لتقليل التشتت
تساعدك إعدادات إشعارات Teams على التحكم في طريقة ظهور التنبيهات المتعلقة بالرسائل والاجتماعات والأنشطة الأخرى. وبدلًا من التعامل مع جميع التنبيهات على أنها متساوية في الأهمية، يمكنك ضبطها بما يتناسب مع طبيعة عملك، بحيث تظل على اطلاع بالمستجدات المهمة دون مقاطعات متكررة.
تظهر فائدة هذه الميزة خصوصًا عندما تكون عضوًا في عدة فرق أو قنوات، وتتلقى عددًا كبيرًا من الرسائل خلال اليوم.
كيف تضبط إعدادات الإشعارات؟
يمكنك البدء من إعدادات التطبيق باتباع الخطوات التالية:
- افتح قائمة الإعدادات والمزيد بجوار صورة ملفك الشخصي.
- اختر الإعدادات، ثم انتقل إلى الإشعارات والنشاط.
- راجع خيارات إشعارات المحادثات والقنوات والاجتماعات، بحسب ما يظهر في حسابك.
- حدد طريقة عرض التنبيهات المناسبة، مثل ظهورها على الشاشة أو في موجز النشاط، أو إيقاف أنواع محددة منها.
- راجع الإعدادات بعد فترة للتأكد من أنك لا تفوّت الرسائل المهمة.
 |
| لقطة شاشة توضح مكان إعدادات الإشعارات في Teams والخيارات المتاحة للتحكم في التنبيهات. |
تتيح Teams أيضًا تخصيص إشعارات قناة بعينها من قائمة الخيارات الموجودة بجوار اسم القناة، ما يساعدك على متابعة القنوات المهمة دون التعامل بالطريقة نفسها مع جميع النقاشات. وقد تختلف الخيارات المتاحة بحسب إصدار التطبيق ونوع الجهاز.
كيف تختار الإعداد المناسب؟
لا يعني تقليل الإشعارات إيقافها جميعًا. الأفضل هو التمييز بين التنبيهات التي تحتاج إلى استجابة سريعة وتلك التي يمكنك مراجعتها لاحقًا.
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على مهمة تتطلب التركيز، يمكنك تقليل التنبيهات غير الضرورية أثناء العمل، مع الاحتفاظ بإشعارات الرسائل أو الاجتماعات التي تحتاج إلى متابعتها. وإذا كانت قناة معينة مخصصة لإعلانات مهمة، فقد يكون من المفيد تفعيل إشعاراتها بدل تفعيل التنبيهات لكل قناة.
الهدف هو جعل الإشعارات وسيلة لمتابعة العمل، لا مصدرًا دائمًا للمقاطعات. وتذكّر أن إعدادات الإشعارات تختلف عن طرق عرض المحادثات؛ فقد تساعدك تصفية قائمة المحادثات على رؤية الرسائل غير المقروءة، لكنها لا تغيّر بالضرورة التنبيهات التي تتلقاها.
الميزة الثالثة: تطبيقات Microsoft Teams لجمع أدوات العمل في مكان واحد
لا تقتصر مميزات مايكروسوفت تيمز على أدوات التواصل الأساسية؛ إذ يمكنك إضافة تطبيقات تدعم مهامًا مختلفة داخل مساحة العمل، بحسب التطبيقات المتاحة وصلاحيات حسابك. وتساعدك هذه الإمكانية على الوصول إلى بعض الأدوات والمحتويات من داخل Teams بدل التنقل المستمر بين الخدمات المختلفة.
لكن إضافة تطبيقات كثيرة لا تعني بالضرورة زيادة الإنتاجية. الفائدة الحقيقية تأتي من اختيار التطبيقات التي تعالج حاجة واضحة لدى الفريق، مثل متابعة المهام أو مشاركة محتوى تعاوني أو الحصول على تحديثات مرتبطة بالعمل.
كيف تضيف تطبيقًا إلى Teams؟
- افتح قسم التطبيقات من الشريط الجانبي في Teams.
- ابحث عن التطبيق الذي تحتاج إليه، أو استعرض التطبيقات المتاحة.
- افتح التطبيق المناسب وراجع وظيفته والصلاحيات التي يطلبها.
- اتبع التعليمات الظاهرة لإضافته، إذا كان متاحًا لحسابك.
- إذا كنت تحتاج إلى الوصول إليه باستمرار، فتحقق من إمكانية تثبيته أو إضافته إلى علامة تبويب داخل محادثة أو قناة.
 |
| لقطة توضح واجهة التطبيقات في Teams ومكان استعراض التطبيقات المتاحة لإضافتها إلى مساحة العمل. |
تتيح Teams إضافة التطبيقات إلى أماكن مختلفة، ومنها المحادثات والقنوات، لكن طريقة الإضافة والوظائف المتاحة تختلف بحسب التطبيق. كما قد تمنع سياسات المؤسسة بعض المستخدمين من إضافة تطبيقات جديدة.
كيف تختار التطبيقات التي تستحق الإضافة؟
قبل إضافة أي تطبيق، اسأل نفسك: هل سيقلل خطوات متكررة؟ هل يحتاج إليه الفريق فعلًا؟ وهل يتوافق مع سياسات المؤسسة؟
إذا كان التطبيق يقدم وظيفة تستخدمها باستمرار، فقد يكون وضعه في مكان يسهل الوصول إليه مفيدًا. أما إذا كان يؤدي وظيفة نادرًا ما تحتاج إليها، فقد تزيد إضافته من ازدحام مساحة العمل دون فائدة واضحة.
ومن المهم أيضًا مراجعة الصلاحيات المطلوبة، خصوصًا عندما يتعامل التطبيق مع محتوى المحادثات أو الملفات. فالإنتاجية لا تعتمد على جمع الأدوات داخل منصة واحدة فحسب، بل على استخدام أدوات مناسبة مع الحفاظ على ضوابط الوصول إلى المعلومات.
الميزة الرابعة: البحث عن الرسائل والملفات للوصول إلى المعلومات السابقة بسرعة
قد تتضمن محادثات Teams تفاصيل مهمة عن مشروع أو قرار سابق أو ملف شاركه أحد الزملاء. وعندما تتراكم الرسائل، يصبح الرجوع إلى هذه المعلومات يدويًا أمرًا يستغرق وقتًا، خصوصًا إذا كنت لا تتذكر مكان النقاش أو توقيته.
هنا تأتي أهمية البحث في Microsoft Teams؛ إذ يمكنك البحث باستخدام كلمة أو اسم شخص، ثم تضييق النتائج للوصول إلى الرسالة أو الملف المطلوب.
كيف تبحث عن رسالة أو ملف؟
- افتح مربع البحث الموجود أعلى Teams.
- اكتب كلمة مرتبطة بالموضوع، أو اسم الشخص الذي أرسل الرسالة، أو اسم الملف إذا كنت تتذكره.
- راجع النتائج، ثم حدد نوع المحتوى الذي تبحث عنه، مثل الرسائل أو الملفات.
- استخدم عوامل التصفية المتاحة لتحديد المحادثة أو القناة أو الشخص أو الفترة الزمنية.
- افتح النتيجة المناسبة للتحقق من المحتوى وسياقه.
 |
| لقطة شاشة توضح نتائج البحث في Teams وكيفية مراجعتها للوصول إلى رسالة أو ملف سابق. |
تدعم واجهة البحث عوامل تصفية متعددة، لكن الخيارات التي تظهر قد تختلف بحسب نوع المحتوى وإصدار التطبيق. وإذا كنت تبحث داخل محادثة أو قناة محددة، يمكنك استخدام البحث ضمن ذلك السياق بدلًا من مراجعة جميع النتائج.
كيف تحصل على نتائج أكثر دقة؟
يعتمد نجاح البحث على اختيار كلمات تساعدك على تمييز المعلومة المطلوبة عن غيرها. فإذا كنت تبحث عن قرار متعلق بموعد تسليم مشروع، فمن الأفضل استخدام اسم المشروع مع كلمة مرتبطة بالموعد، بدل كتابة كلمة عامة مثل «اجتماع».
وإذا كنت تتذكر الشخص الذي شارك الملف أو الفترة التقريبية التي أُرسلت فيها الرسالة، فاستخدم هذه المعلومات لتضييق النتائج.
كذلك، لا تعتمد على ظهور كلمة البحث وحدها؛ افتح الرسالة وتحقق من سياقها، خصوصًا إذا كانت تتعلق بقرار أو موعد أو تعليمات عمل. بهذه الطريقة، يساعدك البحث على استرجاع المعلومات السابقة والاستفادة منها، بدل إعادة السؤال عنها أو تكرار العمل الذي أُنجز بالفعل.
الميزة الخامسة: تنظيم المحادثات والفرق لتسهيل متابعة العمل اليومي
عندما تتوزع النقاشات بين محادثات فردية وجماعية وقنوات متعددة، قد يصعب تحديد المكان الذي ينبغي الرجوع إليه لمتابعة موضوع معين. لذلك، لا يعتمد تنظيم العمل في Teams على طريقة البحث وحدها، بل يبدأ أيضًا من اختيار المكان المناسب لكل نقاش وترتيب المحادثات بما يتوافق مع أولوياتك.
متى تستخدم المحادثة ومتى تستخدم القناة؟
يعتمد الاختيار على طبيعة الموضوع والأشخاص الذين يحتاجون إلى متابعته:
| نوع التواصل | متى يكون مناسبًا؟ |
|---|---|
| المحادثة الفردية | للتنسيق المباشر أو مناقشة موضوع يخص شخصًا معينًا |
| المحادثة الجماعية | للتواصل مع مجموعة محددة حول موضوع مشترك |
| قناة الفريق | لمناقشة موضوعات أو مشاريع تحتاج إلى متابعة أعضاء الفريق المعنيين |
يساعد هذا التقسيم على إبقاء النقاشات في أماكن واضحة. فإذا كان الموضوع يخص مشروعًا يعمل عليه عدة أشخاص، فمن المفيد تنظيم النقاش في قناة مخصصة له بدل توزيع تفاصيله بين محادثات منفصلة، متى كان ذلك مناسبًا لطريقة عمل الفريق.
كيف تنظم المحادثات المهمة؟
توفر Teams خيارات لإنشاء أقسام مخصصة وترتيب المحادثات والقنوات ضمن قوائم يسهل الرجوع إليها. ويمكنك الاستفادة منها لتجميع المحادثات بحسب المشروع أو الموضوع أو الأولوية.
للاستفادة من هذه الإمكانية:
- افتح قائمة المحادثات والقنوات في Teams.
- تحقق من وجود خيار إنشاء قسم جديد ضمن خيارات القائمة.
- أنشئ أقسامًا بأسماء واضحة، مثل اسم المشروع أو نوع العمل، وفق الخيارات المتاحة في إصدارك.
- انقل المحادثات المناسبة إلى الأقسام التي أنشأتها، إذا كانت هذه الإمكانية متوفرة.
- راجع ترتيب الأقسام دوريًا، وأزل التصنيفات التي لم تعد تخدم احتياجاتك.
 |
| لقطة توضح شكل قائمة المحادثات والقنوات بعد تنظيمها في أقسام تساعد على الوصول إلى النقاشات المهمة. |
احرص على ألا تتحول الأقسام إلى تصنيفات كثيرة يصعب تذكرها. يكفي أن يكون لكل قسم غرض واضح يساعدك على العثور على المحادثة المطلوبة بسرعة.
كما أن تثبيت المحادثات المهمة أو ترتيبها ضمن أقسام مناسبة لا يغني عن استخدام القنوات بطريقة واضحة على مستوى الفريق. فالتنظيم الشخصي يسهل الوصول إلى المحادثات، بينما يساعد تنظيم القنوات على إبقاء المعلومات المشتركة في مكان يستطيع أعضاء الفريق المعنيون الرجوع إليه.
كيف تستفيد من ميزات Microsoft Teams دون تعقيد طريقة عملك؟
لا تحتاج إلى تغيير جميع إعداداتك أو إضافة تطبيقات كثيرة للاستفادة من ميزات Microsoft Teams. الأفضل هو البدء بالمشكلة التي تستهلك أكبر قدر من وقتك، ثم اختيار الميزة التي تعالجها مباشرة.
يمكنك ترتيب الأولويات على النحو التالي:
- إذا كانت الإشعارات تقاطعك باستمرار: ابدأ بضبط التنبيهات واختيار ما تحتاج إلى متابعته فعلًا.
- إذا كنت تضيع الوقت في التنقل بين المحادثات: استخدم شريط الأوامر للوصول السريع إلى الأشخاص والعناصر، ونظم المحادثات المهمة في أقسام واضحة.
- إذا كنت تعيد البحث عن معلومات قديمة: استفد من البحث وعوامل التصفية بدل تصفح الرسائل يدويًا.
- إذا كنت تنتقل باستمرار بين أدوات مختلفة: تحقق مما إذا كان هناك تطبيق مناسب يمكن إضافته إلى Teams لتسهيل المهمة.
- إذا كانت نقاشات الفريق موزعة بين أماكن متعددة: اتفق مع زملائك على استخدام القنوات والمحادثات وفق أغراض واضحة.
بعد تطبيق أي تغيير، راقب أثره في عملك اليومي. هل أصبحت تصل إلى الملفات أسرع؟ هل انخفضت المقاطعات؟ هل أصبح تحديد مكان النقاش المناسب أسهل؟ تساعدك هذه الأسئلة على معرفة الميزات التي تحقق فائدة فعلية، بدل استخدام الخصائص لمجرد أنها متاحة.
الخاتمة
تساعدك ميزات Microsoft Teams على تنظيم التواصل والوصول إلى المعلومات وتقليل التشتت، لكن أثرها يعتمد على طريقة استخدامها. ابدأ بضبط الإشعارات وتنظيم المحادثات، ثم استفد من البحث وشريط الأوامر والتطبيقات بحسب احتياجاتك الفعلية. وعندما تكون أدواتك وإعداداتك متوافقة مع طريقة عملك، يصبح Teams مساحة أكثر تنظيمًا لمتابعة المهام والتعاون مع الفريق.
الأسئلة الشائعة
تجيب هذه الأسئلة عن أبرز ميزات Microsoft Teams التي تساعد على تنظيم العمل، بدءًا من التحكم في الإشعارات والبحث عن الرسائل والملفات، وصولًا إلى إضافة التطبيقات وتنظيم المحادثات والقنوات.
ما أبرز ميزات Microsoft Teams التي تساعد على تنظيم العمل؟
يوفر Microsoft Teams عدة ميزات لتنظيم العمل اليومي، منها شريط الأوامر للوصول السريع إلى الأشخاص والمحتوى، وإعدادات الإشعارات لتقليل المقاطعات، وإضافة التطبيقات المناسبة لاحتياجات الفريق، والبحث عن الرسائل والملفات السابقة، وتنظيم المحادثات والقنوات لتسهيل متابعة الموضوعات المهمة.
كيف أتحكم في الإشعارات داخل Microsoft Teams؟
يمكنك ضبط الإشعارات من خلال فتح قائمة الإعدادات والمزيد بجوار صورة ملفك الشخصي، ثم اختيار الإعدادات والانتقال إلى الإشعارات والنشاط. من هناك، راجع خيارات إشعارات المحادثات والقنوات والاجتماعات، وحدد التنبيهات التي تحتاج إليها لتقليل المقاطعات دون تفويت الرسائل المهمة.
كيف أستخدم شريط الأوامر في Microsoft Teams للوصول إلى المعلومات بسرعة؟
استخدم شريط البحث أو الأوامر الموجود أعلى واجهة Microsoft Teams، واكتب اسم الشخص أو كلمات مرتبطة بالمحادثة أو المحتوى الذي تبحث عنه. راجع النتائج واختر العنصر المناسب. وإذا كنت تريد تنفيذ أمر محدد، فتحقق من الخيارات التي يقترحها التطبيق، لأن البحث عن المحتوى لا يعني بالضرورة تنفيذ إجراء.
كيف أبحث عن الرسائل والملفات القديمة في Microsoft Teams؟
افتح مربع البحث أعلى Teams، واكتب كلمة مرتبطة بالموضوع أو اسم الشخص أو الملف. بعد ظهور النتائج، استخدم عوامل التصفية المتاحة لتحديد نوع المحتوى أو المحادثة أو القناة أو الفترة الزمنية. ثم افتح النتيجة المناسبة وتحقق من سياقها، خاصةً إذا كانت تتضمن قرارًا أو تعليمات متعلقة بالعمل.
كيف أضيف تطبيقًا إلى Microsoft Teams؟
افتح قسم التطبيقات من الشريط الجانبي، ثم ابحث عن التطبيق المطلوب أو استعرض التطبيقات المتاحة. راجع وظيفة التطبيق والصلاحيات التي يطلبها، واتبع التعليمات لإضافته إذا كان متاحًا لحسابك. ويُفضل اختيار التطبيقات التي تلبي حاجة واضحة، مع مراعاة سياسات المؤسسة وإمكانية تثبيت التطبيق لسهولة الوصول إليه.
ما الفرق بين المحادثات والقنوات في Microsoft Teams؟
تُستخدم المحادثة الفردية للتنسيق المباشر مع شخص معين، بينما تناسب المحادثة الجماعية التواصل مع مجموعة محددة حول موضوع مشترك. أما قناة الفريق، فتناسب مناقشة المشاريع والموضوعات التي تحتاج إلى متابعة أعضاء الفريق المعنيين، مما يساعد على إبقاء النقاشات والمعلومات المشتركة في مكان واضح.
كيف أنظم المحادثات والقنوات لتسهيل متابعة العمل في Microsoft Teams؟
يمكنك الاستفادة من خيارات تنظيم المحادثات والقنوات وإنشاء أقسام بأسماء واضحة، مثل أسماء المشاريع أو أنواع العمل، وفق الإمكانات المتاحة في إصدارك. اجمع المحادثات المناسبة ضمن هذه الأقسام، وراجع ترتيبها دوريًا. واحرص على أن يكون لكل قسم غرض واضح، حتى يسهل الوصول إلى النقاشات المهمة دون ازدحام القائمة.